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Novedades en la presentación de los libros de los empresarios

Escrito por Pedro Ferreras el 10 March 2015

Ley 14/2013, de 27 de septiembre, de apoyo a los emprendedores y su internacionalización modificó, en su artículo 18, la obligación de legalización de todos los libros que obligatoriamente deben llevar los empresarios, incluidos los libros de actas de juntas y demás órganos colegiados, o los libros registros de socios y de acciones nominativas. Así, desde la entrada en vigor de dicha Ley, en fecha 29 de septiembre de 2013, todos los libros debían legalizarse telemáticamente en el Registro Mercantil después de su cumplimentación en soporte electrónico en el plazo de cuatro meses desde el cierre de cada ejercicio.

No obstante lo anterior, dicha normativa no incluía una regulación transitoria ni un período de adaptación de las sociedades a la misma, por lo que hasta la fecha ha venido produciéndose una gran disparidad entre los criterios aplicados por los diferentes Registro mercantiles.

La Dirección General de Registros y del Notariado (en adelante, “DGRN”), mediante instrucción de fecha 12 de febrero de 2015, sobre legalización de libros de los empresarios en aplicación del artículo 18 de la Ley 14/2013, de 27 de septiembre, de apoyo a los emprendedores y su internacionalización, ha venido a solucionar la disparidad de criterios, y en aras a incrementar la seguridad jurídica en esta materia, ha establecido un criterio único y una regulación definitiva de la legalización de los libros, estableciendo los principios conforme a los cuales debe producirse la legalización de los libros.

De la citada instrucción de la DGRN, cabe destacar los siguientes puntos:

  • El sistema de legalización de libros de los empresarios en formato electrónico y presentados por vía telemática dentro de los cuatro meses siguientes al cierre del ejercicio social será de aplicación a los libros de los empresarios de todas clases respecto de ejercicios abiertos a partir del 29 de septiembre de 2013.
  • No podrán legalizarse para los ejercicios iniciados a partir del 29 de septiembre de 2013 libros encuadernados en blanco para su posterior utilización o libros no encuadernados, también en blanco, y formados por hojas móviles.
  • Los libros encuadernados en blanco y ya legalizados sólo podrán ser utilizados para contabilidades, contratos y actas de ejercicios abiertos antes de 29 de septiembre de 2013. De igual forma, los libros registros de socios o de acciones nominativas, ya legalizados en blanco, podrán ser objeto de utilización para los negocios jurídicos sobre participaciones o acciones celebrados con anterioridad al 29 de septiembre de 2013. Una vez finalizado este último ejercicio social, se procederá al cierre de los mismos mediante diligencia con la incorporación de la certificación del órgano de administración que haga constar dicha circunstancia.
  • Podrán ser objeto de legalización los libros de actas de un ejercicio determinado sin que lo esté inmediatamente el anterior o los anteriores. De la misma forma, podrán legalizarse libros de registros de acciones nominativas o libros de socios aunque no se haya legalizado el inicial.
  • Sin perjuicio de lo anterior, respecto a los ejercicios iniciados con posterioridad al 29 de septiembre de 2013 y cerrados hasta el 31 de diciembre de 2014, cuando por justa causa no sea posible la presentación en formato electrónico de los libros de llevanza obligatoria, el registrador permitirá su presentación en formato papel.

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